Regolamento Europeo GDPR 679/2016 – DPR 10 Agosto 2018 n. 101
ASSOCIAZIONE CARITAS SAN GIOVANNI VALDARNO OdV – (brevemente ASSOCIAZIONE CARITAS) – c.f. 90038500519
Sede e Uffici: piazza Masaccio – 52027 San Giovanni Valdarno
Telefono 055 943824
E-mail: caritas.sgiovanni@gmail.com
PREMESSE
L’ASSOCIAZIONE CARITAS, condividendo i principi ispiratori fissati dalla CEI (Conferenza Episcopale Italiana) nello Statuto della Caritas Italiana, pone da sempre particolare attenzione al rispetto degli obblighi di riservatezza nei confronti degli indigenti che richiedono sostegno alimentare, economico e morale, alla propria struttura e adotta nelle proprie attività ogni misura necessaria alla protezione dei dati.
A seguito delle nuove disposizioni contenute nel Regolamento europeo, con il presente Atto di informazione, l’ASSOCIAZIONE CARITAS fornisce le notizie utili al trattamento dei dati dichiarati dall’Indigente/ Interessato, o acquisiti d’ufficio, occorrenti a lavorare le richieste di aiuto e di sostegno diretto e/o di altra attività da svolgere verso enti privati e pubblici (es. per informazione, consulenza e assistenza), precisando che trattasi di attività essenziali allo svolgimento dei propri compiti rendendosi necessario raccogliere e utilizzare alcuni dati personali anche di persone collegate all’Indigente/Interessato (minori e familiari a suo carico, terzi delegati per impossibilità dell’Indigente/Interessato, ecc.).
Tali dati sono trattati dall’ASSOCIAZIONE CARITAS per l’adempimento dei connessi obblighi di legge e delle disposizioni di autorità del settore e organi di vigilanza e controllo.
In assenza di tali dati, l’ASSOCIAZIONE CARITAS non è in grado di dare corso alle richieste presentate.
Ricevuto specifico consenso, l’ASSOCIAZIONE CARITAS potrà inoltre trattare i dati ricevuti per segnalare i propri Indigenti ad altre strutture similari che forniscono assistenza e servizi analoghi non resi da dall’ASSOCIAZIONE CARITAS.
IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
L’ASSOCIAZIONE CARITAS, legalmente rappresentata dal Parroco pro-tempore che assolve le funzioni di Presidente, è il Titolare del Trattamento dei dati acquisiti nell’ambito dell’attività svolta.
I dati di contatto sono esposti nell’intestazione del presente del Documento.
Eventuali reclami dovranno essere presentati al Titolare del trattamento.
GLI INCARICATI
Con separati atti di designazione, l’ASSOCIAZIONE CARITAS ha autorizzato al trattamento ciascun volontario e/o collaboratore.
I SOGGETTI ESTERNI DEL TRATTAMENTO E LA COMUNICAZIONE DEI DATI
L’ASSOCIAZIONE CARITAS aderisce al progetto MIROD (Messa in Rete degli Osservatori Diocesani) per poter costituire una banca dati unica sia dei bisogni che delle risorse disponibili creato dalle Diocesi della Toscana e approvato dalla Regione Toscana. I dati personali non sono soggetti a diffusione.
Inoltre, l’ASSOCIAZIONE CARITAS è convenzionata con Banco Alimentare, accreditato presso l’AGEA (Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura) e usufruisce pertanto della donazione di derrate alimentari destinate agli indigenti dal Fondo di aiuti europei agli indigenti (FEAD).
Per consentire l’esercizio dei controlli sugli alimenti ricevuti e distribuiti, da parte del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, previsti nell’ambito dei piani degli aiuti Nazionali ed Europei, l’ASSOCIAZIONE CARITAS aderisce al sistema informativo della piattaforma SIFEAD. I dati personali non sono soggetti a diffusione.
MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELL’ATTIVITÀ
In particolare l’ASSOCIAZIONE CARITAS, valutato l’interesse legittimo della propria attività che ha come fulcro il proprio Centro di ascolto, è tenuta a osservare il principio della conoscenza del cliente per valutare la richiesta di sostenibilità alimentare ed economica:
– aggiornando la documentazione necessaria (es. dichiarazione ISEE, documento di identità);
– ricorrendo a fonti informative terze, pubbliche (es. assistenti sociali) e private (es. circuito Mirod)
– contribuendo alle fonti informative terze con propri flussi;
– conservando i dati ai sensi e nel rispetto della normativa vigente, anche allo scopo di elaborare analisi, studi, ricerche, statistiche a uso interno e promuovere, contribuire o partecipare a iniziative proprie o di enti e istituzioni volte alla conoscenza degli scenari economici e sociali e a ogni altra finalità coerente con obiettivi di pubblico interesse.
IL TRATTAMENTO DEI DATI
Il Trattamento è necessario nella fase di instaurazione e controllo del rapporto in funzione del quale sono raccolti. I dati verranno trattati in forma cartacea e/o in formato elettronico.
I CRITERI DI GESTIONE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Durante tutto il ciclo di vita dei dati, l’attività di trattamento, anche con il supporto dei sistemi informatici, è oggetto di sviluppo al fine di assicurare la continua riservatezza, integrità e sicurezza, affinché i dati personali non siano resi accessibili a un numero indefinito di persone senza l’intervento umano.
ACQUISIZIONE DI CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI PERSONALI
L’ASSOCIAZIONE CARITAS può trattare, in via occasionale, purché sempre in misura adeguata, pertinente e limitata agli scopi per cui tali dati sono acquisiti:
– DATI SANITARI necessari ad evitare la consegna di generi alimentari non compatibili con le patologie dichiarate;
– DATI RELATIVI A CONDANNE PENALI E REATI quando l’Indigente/Interessato giustifichi la temporaneità della propria impossibilità o insufficiente capacità lavorativa; produca documentazione pertinente all’attuazione di misure di sostegno che l’ASSOCIAZIONE CARITAS promuove o gestisce come, a titolo meramente indicativo, i fondi ministeriali di prevenzione del fenomeno dell’usura.
– DATI RELATIVI A CONVINZIONI RELIGIOSE, necessari ad evitare la consegna di generi alimentari non compatibili con le credenze dichiarate
GLI OBBLIGHI DELL’INTERESSATO
Per adempiere a specifiche disposizioni di legge e non incorrere nelle sanzioni previste, le richieste di aiuto e sostentamento come sopra descritte non potranno essere accolte dall’ASSOCIAZIONE CARITAS in caso di mancato rilascio dei dati identificativi richiesti o di loro incompletezza.
L’autenticità dei dati identificativi forniti per iscritto, direttamente o tramite terzi, mediante un documento d’identità e di riconoscimento non scaduto tra quelli previsti dal D.P.R. 445/2000, unitamente al codice fiscale, potranno essere verificati dal l’ASSOCIAZIONE CARITAS in qualunque momento sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente, ad esempio: atti pubblici, scritture private autenticate, certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici, informazioni provenienti da organismi e autorità pubbliche, nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza.
GLI OBBLIGHI DELL’ASSOCIAZIONE CARITAS
In relazione al Trattamento svolto, gli obblighi a carico dell’ASSOCIAZIONE CARITAS sono:
a. rispondere alla richiesta di conoscere come e perché vengono trattati i dati;
b. correggere, integrare e aggiornare dati sbagliati, incompleti e non più esatti;
c. cancellare e limitare il trattamento e trasmettere i dati all’Indigente/Interessato o a terzi indicati;
d. interrompere il trattamento in caso di comunicazione di ritiro del consenso, con le conseguenze previste dalla legge e dalle disposizioni secondarie che disciplinano l’attività principale dell’ASSOCIAZIONE CARITAS;
e. notificare immediatamente e comunque entro le successive 72 ore i casi di violazione dei dati personali (data breach) all’Autorità nazionale di protezione, nel rispetto dei limiti disposti dalla normativa;
f. comunicare all’Indigente/Interessato, senza ingiustificato ritardo, le violazioni del trattamento suscettibili di presentare un elevato rischio per i diritti e le libertà, salvo il ricorrere delle circostanze di esonero dall’obbligo previste dalla normativa;
g. garantire la protezione dei dati fin dalla fase di ideazione e progettazione di un trattamento o di un sistema, per adottare comportamenti che consentano di prevenire possibili problematiche;
h. rendere disponibile l’elenco dei soggetti terzi responsabili del trattamento a cui potranno essere comunicati i dati per le esigenze del rapporto stipulato;
i. comunicare le informazioni di cui all’art. 14 del Regolamento (Informazioni da fornire qualora i dati non siano stati ottenuti presso l’Interessato) qualora i dati personali siano forniti da terzi titolari del trattamento autorizzati.
LA CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati saranno conservati tramite archiviazione cartacea e/o elettronica. In ragione dell’attività svolta, saranno depositati nei nostri archivi, per venti anni dalla data dell’ultima richiesta.
Allo spirare del termine i dati saranno distrutti o comunque archiviati in modo segregato oppure resi anonimi ai fini di attività di pubblico interesse o di ricerca scientifica o ai fini statistici.
I DIRITTI DELL’INTERESSATO E LE MODALITÀ DI ESERCIZIO
L’Indigente/Interessato ha il diritto di chiedere all’ASSOCIAZIONE CARITAS l’accesso ai dati personali, la loro rettifica, limitazione e cancellazione e di opporsi al loro trattamento, a non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sulla profilazione automatizzata, al diritto alla loro portabilità.
Le richieste devono essere inviate in forma scritta all’indirizzo in premessa. Il termine per le risposte alle istanze di cui ai punti a., b., c., d) del precedente paragrafo “Obblighi di Associazione Caritas”, è di 30 (trenta) giorni estendibili fino a 3 (tre) mesi in casi di particolare complessità.
Se la risposta non perviene nei tempi indicati o non sarà soddisfacente, l’Indigente/Interessato ha il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it
Le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’Indigente/Interessato – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate dall’ASSOCIAZIONE CARITAS a ciascuno dei destinatari a cui sono stati trasmessi i dati personali.
L’ASSOCIAZIONE CARITAS potrà comunicare all’Indigente/Interessato tali destinatari qualora lo richieda.
L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.
IL CONSENSO
Al termine della lettura di questo Atto di Informazione, l’Indigente/Interessato, apponendo la propria sottoscrizione autografa, dichiara di riconoscere il contenuto conforme al Regolamento UE 216/679 e in particolare per quanto riguarda:
a. le indicazioni fornite sul trattamento, anche in parte automatizzato, dei dati personali, necessario alla lavorazione della richiesta di ammissione a socio e di rilascio di garanzia/concessione di finanziamento;
b. la chiarezza e la completezza dell’informativa sul trattamento dei dati personali;
c. il consenso preventivo espresso ed inequivocabile rilasciato al trattamento dei dati, per la finalità dichiarata;
d. il diritto alla cancellazione dei dati personali (diritto all’oblio): (i) se i dati non sono trattati sulla base del consenso; (ii) se i dati non sono più necessari per gli scopi rispetto ai quali sono stati raccolti; (iii) se i dati sono trattati illecitamente; (iv) se il trattamento è stato legittimamente opposto anche su istanza di soggetti terzi incaricati dall’Interessato, richiedendone la cancellazione;
e. il diritto alla portabilità dei dati personali per trasferirli ad altro soggetto indicato;
f. il divieto di fornire i dati personali a terze parti commerciali;
g. il divieto di vendita o di affitto dei dati personali;
h. il divieto del trasferimento dei dati personali verso Paesi extra UE o organizzazioni internazionali che non rispondono agli standard di adeguatezza in materia.